Chatbot para el sistema de matrícula en Unicauca para programas académicos de pregrado de la FIET

Abstract

El proceso de matrícula académica en la Universidad del Cauca ha sido en muchos de sus aspectos automatizados a través del desarrollo de la plataforma SIMCA. Esta plataforma ofrece los servicios y funcionalidades necesarias para que un estudiante pueda realizar dicho proceso de acuerdo con los lineamientos establecidos en el reglamento estudiantil y demás pautas modificadas periodo tras periodo por las entidades administrativas de la institución. A pesar de las facilidades brindadas por esta plataforma, aún son varios los inconvenientes presentados por los estudiantes al realizar este proceso. Estos inconvenientes expresados tanto por estudiantes como personal administrativo van desde problemas con las líneas de atención durante la matrícula académica hasta la imposibilidad de dar respuesta a las dudas e inquietudes de los estudiantes eficientemente. Considerando lo anterior, es evidente la necesidad de mejorar los canales de comunicación de la Universidad, con el fin de mejorar los tiempos en la atención de solicitudes y resolución de dudas y/o problemas que los estudiantes presenten durante su proceso de matrícula y demás procesos institucionales. En el presente documento describe el trabajo realizado para abordar dicha problemática buscando brindar una solución que, en principio, permita la automatización de ciertos procesos relacionados con la resolución de dudas, inquietudes e inconvenientes presentados durante la matrícula académica de los estudiantes aprovechando soluciones tecnológicas relacionadas con el área de asistencia automatizada o virtual como son los Chatbots. Estos sistemas han logrado mejorar la atención del usuario realizando un intercambio de información persona – computador, simulando ser lo más humana posible. Considerando lo anterior, el objetivo de este trabajo fue realizar una implementación de un Chatbot como complemento al sistema de matrículas actual, con el fin de que los estudiantes tengan una mejor experiencia de usuario al consultar sus dudas e inquietudes relacionadas con el proceso de matrículas. Haciendo uso de tecnologías desarrolladas por la empresa Defytek en la plataforma CariAI, siguiendo sus lineamientos y metodologías empleadas para el desarrollo de sus proyectos. A pesar de lograr una implementación del Chatbot capaz de brindar información general y resolver dudas e inquietudes sobre la matrícula académica, algunas de sus funcionalidades dependen de su integración con el sistema de matrícula SIMCA.