Propuesta de mejora y actualización en la gestión documental de los aplicativos repositorios de información de acuerdo con las auditorias de seguimiento de la norma NTC ISO 9001:2015 En la empresa EMTELCO S.A.S sede Medellín

Abstract

El presente trabajo expone lo realizado en la propuesta de mejora de la gestión documental de todos los aplicativos repositorios de información de la empresa EMTELCO SAS sede Medellín, basada en las oportunidades de mejora encontrados de las auditorias de seguimiento de la norma NTC 9001:2015. Donde se realizó una campaña de comunicación a todos los lideres encargados para dar contextualización del Proyecto, posteriormente se hizo una revisión y recopilación de la toda la información y documentación que se encuentra depositada en los aplicativos de la empresa específicamente de la sede localizada en Medellín. Teniendo como finalidad hacer una actualización masiva de todos estos aplicativos con el fin de dar cumplimiento a las oportunidades de mejora encontradas y así apuntar a la recertificación de la norma NTC ISO 900:2015. En el marco de Desarrollo del Proyecto se requirió el apoyo de diferentes áreas, por ejemplo, el área de diseño, encargada de la realización de la tarjeta informativa sobre el Proyecto. El área de Comunicaciones, primordial en la difusión de la información entregada por el área de diseño, a todos los encargados y líderes involucrados. Para el cumplimiento de la oportunidad de mejora encontrada se intervinieron diferentes aplicativos institucionales de la empresa, donde se almacena información y/o documentación de la organización, así mismo, la reunión con diferentes áreas encargadas de la gestión de estos aplicativos y los dueños de la información que en ellos se almacenaba. Apuntando a una óptima gestión y actualización de todos los aplicativos.

The present work exposes what has been done in the proposal to improve the document management of all the information repository applications of the company Emtelco SAS headquarters Medellin, based on the opportunities for improvement found from the follow-up audits of the NTC 9001: 2015 standard. Where a communication campaign was carried out to all the leaders in charge to give context to the Project, later a review and compilation of all the information and documentation that is deposited in the company’s applications was made, specifically from the headquarters located in Medellin. With the purpose of making a massive update of all these applications in order to comply with the opportunities for improvement found and thus aim at the recertification of the NTC ISO 9001:2015 standard. Within the framework of Project Development, the support of different areas was required, for example, the design area, in charge of making the information card about the Project. The Communications area, essential in disseminating the information delivered by the design area, to all those in charge and leaders involved. In order to fulfill the improvement opportunity found, different institutional applications of the company were intervened, where information and/or documentation of the organization is stored, as well as the meeting with different areas in charge of managing these applications and the owners of the information stored in them. Aiming at optimal management and updating of all applications.