Diagnóstico y estandarización de los procesos y procedimientos relacionados a la matrícula académica y financiera del Centro de Posgrados de la Universidad del Cauca

Abstract

El siguiente trabajo, presenta el desarrollo de un proyecto llevado a cabo en el Centro de Posgrados de la Universidad del Cauca, motivado por la División de Tecnologías de la Información y las Comunicación. El enfoque principal del proyecto se centró en el diagnóstico y estandarización de los procedimientos relacionados a la matrícula académica y financiera. Para llevar a cabo este proyecto, se inició con un proceso de recopilación de información sobre los procedimientos ya existentes. Una vez que se identificaron estos procesos clave, se procedió a su modelado utilizando la notación BPMN (Business Process Model and Notation), la cual captura de manera visual y precisa la secuencia de ejecución de cada uno. En una siguiente etapa, se realizó un análisis exhaustivo de cada procedimiento con el fin de generar propuestas de mejora y recomendaciones. Este análisis tuvo como objetivo potenciar la efectividad de los procesos en cuestión. Como culminación de este trabajo, se presentan nuevos modelos que incorporan las propuestas de mejora y las recomendaciones obtenidas durante el diagnóstico. Estos modelos representan un avance significativo hacia la optimización de los procedimientos en el Centro de Posgrados.

The following work presents the development of a project carried out at the Graduate Center of the Universidad del Cauca, driven by the Division of Information and Communication Technologies. The main focus of the project was on the diagnosis and standardization of procedures related to academic and financial enrollment. To undertake this project, it began with a process of gathering information about the existing procedures. Once these key processes were identified, modeling was carried out using the BPMN (Business Process Model and Notation), which visually and accurately captures the sequence of execution of each. In a subsequent stage, a thorough analysis of each procedure was conducted in order to generate improvement proposals and recommendations. The objective of this analysis was to enhance the effectiveness of the processes in question. As the culmination of this work, new models are presented that incorporate the improvement proposals and recommendations obtained during the diagnosis. These models represent a significant step forward in optimizing the procedures at the Graduate Center.